É necessário informar ao contador atual que você, como pessoa jurídica responsável pela empresa, deseja transferir a contabilidade após adquirir determinadas capacidades. Geralmente, recomendamos que você faça sua solicitação formalmente por e-mail e deixe cópias com seu contador atual e seu novo contador. Neste e-mail você já pode solicitar os documentos necessários. Caso o sócio responsável se sinta desconfortável em fazer a solicitação, verifique com o novo contador se os documentos podem ser solicitados.

Não, a Resolução CFC Nº 1493 DE 23/10/2015 regulamenta a obrigatoriedade do contador anterior realizar o Distrato da Prestação de Serviços, bem como repassar tudo o que for necessário ao novo responsável técnico de modo que este possa continuar a prestação de serviços contábeis. Confira o que diz o Art. 5° C, D e E :

Art. 5ºC. O responsável técnico reincidente deverá comunicar ao responsável técnico contratado sobre fatos que deva tomar conhecimento a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções a serem exercidas.

Art. 5ºD. A devolução de livros, documentos e arquivos das obrigações fiscais entregues ao Fisco, inclusive os arquivos digitais e os detalhes técnicos dos sistemas de informática, deverá estar estabelecida em cláusula rescisória do Distrato do Contrato de Prestação de Serviços.

Art. 5ºE. Ao responsável técnico reincidente caberá o cumprimento das obrigações tributárias acessórias, cujo período de competência tenha decorrido na vigência do contrato de prestação de serviços, ainda que o prazo de vencimento da exigência seja posterior ao da vigência do mencionado contrato, salvo expressa disposição contratual em sentido contrário.

A maior parte dos documentos podem ser obtidos de forma eletrônica, sendo assim, com as devidas procurações, o novo responsável técnico terá acesso a boa parte das informações, entretanto, alguns documentos exigem atenção, sendo assim, listarei abaixo os documentos necessários por departamento:

Departamento Pessoal

• Procuração no Conectividade Social;
• Procuração no portal do e-Social;
• Procuração no portal ECAC
• Procuração no Empregador Web;
• Senha de acesso do Empregador Web;
• Última DIRF enviada;
• Última RAIS enviada;
• GFIPs enviadas dos últimos 12 meses;
• Relatório de médias ( dos últimos dois anos dos empregados ativos);
• Relatório das folhas de pagamento dos últimos 12 meses detalhando os cálculos bem como os valores pagos aos trabalhadores;
• Fichas de registros dos trabalhadores;
• Rescisões calculadas e pagas aos trabalhadores desligados;                                                           
• Relatório de programação de férias com o detalhamento dos períodos aquisitivos, incluindo os detalhes das férias gozadas;
• Relatório que demonstre a evolução de cargos e salários de todos os funcionários.

Departamento Fiscal

• Dados de acesso ao portal do Simples Nacional;
• CCM ( Inscrição Municipal);
• Senha de acesso ao site da Prefeitura;
• Senha do Posto Fiscal Eletrônico.

Departamento Contábil

• Balanço Patrimonial ( até a última escrituração da contabilidade anterior);
• Balancete ( até a última escrituração da contabilidade anterior);
• Livro Razão ( até a última escrituração da contabilidade anterior);
• Livro Diário ( até a última escrituração da contabilidade anterior);
• DRE – Demonstração do Resultado do Exercício.

Departamento de Legalização

• Certidão de Inteiro Teor ou documentos constitucionais ( Contrato Social, Certificado do MEI, Requerimento do Empresário)
• Cópia do RG e CPF dos sócios.

As procurações são suficientes para entrega das declarações assessórias, entretanto, se a empresa emitir um certificado digital A1 é de grande valia realizar o envio de uma cópia ao novo contador, facilitando assim, alguns processos como: Consulta de NFEs ou CTEs no Portal do Sefaz.

Em geral, um prazo médio de 30 dias.